Rama Judicial de Puerto Rico
Primera Parte: Normas Generales

ARTÍCULO I: TÍTULO

Reglamento de Subastas Formales de Bienes y Servicios de la Rama Judicial.


ARTÍCULO II: BASE JURÍDICA

La Sección 7 del Artículo V de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico confiere al Juez Presidente del Tribunal Supremo de Puerto Rico la facultad para dirigir la administración de los tribunales.

La Ley Núm. 345 de 2 de septiembre de 2000 faculta al Juez Presidente del Tribunal Supremo de Puerto Rico o al Director Administrativo de los Tribunales, por delegación de éste, para adquirir en forma legal incluyendo, pero sin limitarse a, la adquisición por compra, arrendamiento con opción a compra, manda, legado o donación; así como poseer, conservar, usar, disponer cualquier bien ya sea mueble o inmueble, mejorado o sin mejorar; valor, derecho o interés en el mismo, de la forma que considere más efectiva, eficiente y necesaria en beneficio de la Rama Judicial. Además, el Artículo 1, inciso (f) le concede la facultad de aprobar reglamentos para llevar a cabo los propósitos de esta ley.

Conforme la autoridad conferida por la disposición constitucional y la legislación citada, se promulga este Reglamento de Subastas Formales de Bienes y Servicios de la Rama Judicial.


ARTÍCULO III: PROPÓSITO

El presente Reglamento establece las normas para la adquisición, el arrendamiento financiero y el arrendamiento de bienes y servicios personales no profesionales mediante subastas formales, con el fin de que dicha adquisición sea de alta calidad, con la mayor eficiencia administrativa, al menor costo posible y de conformidad con la política gubernamental de utilidad y austeridad, que rige los asuntos fiscales.


ARTÍCULO IV: DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

Para propósitos de este Reglamento, los siguientes términos tendrán el significado que a continuación se explica, a menos que del contexto se entienda claramente otro significado. Además, las voces usadas en este reglamento en el tiempo presente incluyen el futuro; las usadas en el género masculino incluyen el femenino, salvo los casos en que resulte absurda tal interpretación; el número singular incluye el plural y el plural al singular.

1. Adjudicación Acto de evaluar las ofertas recibidas en contestación a una invitación a subasta formal, informal o solicitud de cotización para una compra en mercado abierto a fin de otorgar la buena pro al postor que mejor cumpla con los criterios de las especificaciones, las condiciones y los términos, en el orden decreciente en que éstos se enumeren, y cuyo precio se considere más bajo.

2. Área Área de Asuntos Fiscales de la Oficina de Administración de los Tribunales.

3. Arrendamiento El financiamiento del uso y disfrute de un bien a
Financiero cambio del pago de cuotas periódicas acordado mediante un contrato con un término definido, que puede ser con opción a compra o solamente para uso o disfrute del bien.

4. Bien Mueble Aquella propiedad de relativa permanencia, susceptible de moverse por sí o por otra fuerza o persona, con una vida útil mayor de dos años, que se puede usar repetidamente sin cambiar de naturaleza o sufrir algún deterioro, cuyo valor regularmente es mayor de cien dólares ($100). Incluye el equipo y mobiliario.

5. Comité Técnico Grupo de personas o firma seleccionado por el Director Administrativo de los Tribunales para asesorar a la Junta de Subastas en una materia especializada o técnica, para la compra, el arrendamiento, el arrendamiento financiero de bienes o contratar servicios personales no profesionales especializados o de naturaleza poco común.

6. Compra Forma de adquisición mediante la cual una parte, el vendedor, se obliga a entregar unos bienes determinados y la otra parte, el comprador, se obliga a pagar por ellos un precio en dinero o valores de intercambio que lo represente.

Significa también todas las necesidades afines agrupadas que deban adquirirse por cualquier medio en una misma transacción o momento, por tener un mismo propósito, suplidores comunes o que así convenga al interés público.

7. Compra en Mercado Abierto Procedimiento para compra de bienes y servicios personales requeridos con urgencia o por razón de una emergencia y exentos de adquirirse mediante la rigurosidad de subasta formal e informal; para las compras cuyo costo no exceda de siete mil quinientos dólares ($7,500); para adquirir un bien o servicio personal para el cual existe un contrato y el contratista ha incumplido; y para efectuar la compra cuando no se ha logrado un acuerdo en el procedimiento de compra negociada.

8. Compra Negociada Procedimiento de excepción para la adquisición de bienes o servicios personales sofisticados, especializados o complejos o cuando en una subasta formal los precios cotizados resulten irrazonablemente altos o los términos y las ofertas sean onerosos para la Rama Judicial.

9. Comprador Cualquier funcionario o empleado de la Rama Judicial autorizado por el Director Administrativo de los Tribunales a comprar en representación de la Rama Judicial a quién se le haya expedido nombramiento como Especialista en Compras o Agente Comprador, o se haya designado como Delegado Comprador.

10. Contrato Pacto o convenio escrito entre partes para adquirir bienes y servicios.

11. Convocatoria Anuncio o escrito por medio del cual se cita o invita a varias personas o empresas para que concurran a lugar o acto determinado.

12. Dependencia Tribunal Supremo, Tribunal de Circuito de Apelaciones, Salas del Tribunal de Primera Instancia, Junta de Personal, Región Judicial y Oficina de Administración de los Tribunales.

13. Director Director Administrativo de los Tribunales.
Administrativo

14. División División de Compras, adscrita al Área de Asuntos Fiscales de la Oficina de Administración de los Tribunales.

15. Emergencia Toda situación que ocasione necesidades inesperadas, imprevistas, urgentes e inaplazables en la Rama Judicial y que requiera acción inmediata de parte del Director Administrativo, de un Juez Administrador, de un Director Ejecutivo Regional, Director de Asuntos Administrativos del Tribunal Supremo, Secretario General del Tribunal de Circuito de Apelaciones o Directores de Directorías de la OAT por estar en peligro la vida, la salud o la seguridad de sus empleados; por estar en peligro de suspenderse o afectarse el servicio público o dañarse o perderse la propiedad de la Rama Judicial; por estar a punto de vencer la vigencia de los fondos, y toda oportunidad de adquirir los bienes, obras y servicios deseados se pueda perder, y que cualquiera de estas situaciones afecte adversamente los mejores intereses de la Rama Judicial.

16. Especificaciones Conjunto de las características primordiales propias de los bienes o servicios señaladas como referencia para cada partida de una subasta formal, subasta informal, o compra en mercado abierto, así como las características físicas, funcionales, estéticas y de calidad con que se describe el tipo de bienes que se requiere, así como el conjunto de estipulaciones sobre el método de instalación, ensamblaje o acoplamiento.

17. Excedente Bienes, equipo o material obsoleto, inservible, sobrante o desechable, que no es de utilidad para la Rama Judicial o a otras agencias del gobierno, de los cuales se dispondrá finalmente.

18. Excesivo Costo propuesto que excede el precio normalmente cotizado en el mercado en el momento de una compra o cuando exista un producto sustituto más económico que pueda servir para el mismo fin, con igual resultado o efectividad.

19. Fianza de Ejecución Valor o cantidad de dinero depositado para asegurar el cumplimiento de una obligación contraída mediante contrato.

20. Fianza de Licitación Garantía que se requiere a todos los licitadores para
asegurar el cumplimiento de sus ofertas y que les será devuelta, una vez se adjudique la subasta.

21. Fianza de Garantía que se requiere al licitador que impugne la
Reconsideración adjudicación de una subasta. Consistirá de un diez por ciento (10%) del total ofrecido en la subasta por el licitador que impugna.

22. Fraccionamiento Acción y efecto de dividir una solicitud o grupo de solicitudes sobre un mismo bien o servicio para emitir más de una orden a uno o varios suplidores para un mismo destino, que resulta en evasión de las disposiciones de algunos de los procedimientos de compra.

23. Innecesario Lo que no es indispensable o preciso para que la dependencia pueda desempeñar las funciones que se le han encomendado.

24. Invitación a Documento o conjunto de documentos que
Subasta contendrá las instrucciones de cómo presentar una licitación u oferta.

25. Junta Junta de Subastas de la Rama Judicial.

26. Licitador Persona natural o jurídica que en una subasta ofrece cotizaciones por un bien o servicio personal.

27. Licitación Oferta de precios y condiciones por un bien, grupo de bienes o servicio personal no profesional, presentada por un licitador en respuesta a una invitación a subasta formal o informal.

28. Materiales Conjunto de suministros, herramientas menores, piezas y objetos necesarios para el desempeño de un servicio o para la realización de una obra, que al usarse pueden cambiar de naturaleza o consumirse. Normalmente su utilidad no excede un período contable.

29. Negociación Acción o actividades en que dos (2) o más partes tratan de ponerse de acuerdo defendiendo cada uno sus intereses para llegar a un acuerdo.

30. Oficina Oficina de Administración de los Tribunales (OAT).

31. Orden de Compra Documento oficial que se emite, dirigido a un suplidor, para adquirir bienes o servicios personales.

32. Parentesco Pariente cercano incluido dentro del cuarto grado de consanguinidad o del segundo grado de afinidad.

33. Partidas Grupo de bienes iguales o de naturaleza similar o servicios personales no profesionales para los cuales se solicitan precios en una subasta formal, informal o cotización para la compra en mercado abierto. Estas agrupaciones también se denominan renglones.

34. Piezas Véase definición de materiales.

35. Preferencia Consideración especial que concede la Ley Núm. 42 de 5 de agosto de 1989, conocida como Ley de Política Preferencial para las Compras del Gobierno de Puerto Rico, a los suplidores que mercadean productos producidos, ensamblados o envasados en Puerto Rico o distribuidos por agentes establecidos en Puerto Rico. Dicha preferencia se tomará en consideración en la evaluación para la adjudicación de las subastas formales e informales.

36. Propiedad Véase definición de bien mueble.

37. Registro Suplidores o empresas comerciales clasificados de acuerdo con el producto que ofrecen o licitan para la Rama Judicial y que han cumplido con los requisitos para su aceptación en el mismo.

38. Servicios Trabajo o servicio especial que realiza una persona o Personales firma por una retribución, compensación o pago. Incluye aquella labor ofrecida por personas naturales o jurídicas con conocimientos o habilidades especializadas, como es el caso de técnicos, a quienes se les requiere poseer un título o licencia que lo acredite. También incluye los servicios no profesionales de personas no diestras, pero autorizadas para ejecutar una función como es el caso de fumigadores, guardianes y otros a quienes se les puede requerir también una licencia.

39. Servicios Profesionales Labor ofrecida por una persona natural o jurídica con conocimientos o habilidades especializadas a quien se le requiere poseer un título universitario o licencia que lo acredite como profesional especializado.

40. Sofisticado Aplica a bienes especializados, complejos o avanzados que requieran una instalación especial, unas destrezas fuera de lo común para su uso. Por ejemplo: el equipo tecnológico altamente complejo, las redes de comunicación, entre otras. También aplica a los servicios personales que requieran destrezas poco usuales.

41. Subasta Procedimiento mediante el cual se solicitan ofertas para la compra o arrendamiento financiero de bienes o servicios personales no profesionales que se adjudica al postor cuya proposición resulte más ventajosa de acuerdo con las condiciones prefijadas.

42. Subasta Formal Procedimiento mediante el cual se solicitan ofertas para compras que se estiman en exceso de veinticinco mil dólares ($25,000), cuya adjudicación a determinado postor efectúa la Junta de Subastas de la Rama Judicial.

43. Subasta Informal Procedimiento de compra menos rígido que la subasta formal, que aplica a compras de bienes y servicios personales, cuyo costo estimado puede fluctuar entre $7,500.01 a $24,999.99, cuya adjudicación efectúa la División.

44. Suministros Véase definición de materiales.