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Los Archivos Generales Notariales están divididos por Distritos Notariales y a cada distrito corresponden determinados pueblos. En cada uno de estos archivos se custodia la obra notarial de los notarios que han cesado voluntariamente, han fallecido o han sido separados del ejercicio de su profesión y cuya última oficina notarial estuvo ubicada en uno de los pueblos comprendidos en el distrito notarial del que se trate. La Oficina de Inspección de Notarías, por delegación del Juez Presidente, tiene a su cargo las labores administrativas relacionadas con la supervisión de los Archivos Generales Notariales del país.
La función de éstos es recibir, guardar y conservar los protocolos y los registros de testimonios, debidamente inspeccionados, de notarios que han cesado voluntariamente, notarios que han fallecido o notarios que han sido separados del ejercicio de la profesión. Los archivos están bajo la supervisión de un Archivero, quien tiene la obligación de tomar las providencias necesarias para mantener el adecuado control de los protocolos y registros de testimonios, y velar por la integridad, seguridad y secretividad de los mismos. Los archiveros notariales son notarios de experiencia designados por el Juez Presidente del Tribunal Supremo de Puerto Rico. En el caso del Archivo del Distrito Notarial de San Juan, la Archivera lo es la Directora de la Oficina de Inspección de Notarías. El Reglamento Notarial faculta al Juez Presidente a designar a un Inspector de Protocolos para que actúe como archivero de algún distrito notarial, como lo es en el caso del Archivo del Distrito Notarial de Ponce. Todos los archivos están abiertos al público:
Actualmente se cuenta con Archivos Generales en todos los distritos notariales de la Isla, a saber:
Los Archiveros Notariales están facultados para expedir copias certificadas o simples literales, totales o parciales, de los instrumentos públicos que estén bajo su control, supervisión y custodia, previo el pago de ciertos derechos en sellos y comprobantes de rentas internas o efectivo, según el tipo de Archivo. Todo solicitante (ciudadano o institución) deberá acreditar que es parte interesada con derecho legal a la copia que solicita. Los archiveros podrán expedir además, copias de los asientos de los registros de testimonios bajo su custodia y control. Si el solicitante es una instrumentalidad, corporación pública, o cuasi pública, o una de las ramas del gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico o del gobierno de los Estados Unidos de Norte América, y la copia es para fines oficiales, ésta estará exenta del pago de aranceles, pero no así del impuesto notarial.
Los notarios que son archiveros podrán ser corregidos disciplinariamente por iguales causas y en la misma forma que pueden serlo los notarios, sin menoscabo de lo dispuesto en el Código Penal de Puerto Rico.
Se refiere al Archivo General de Puerto Rico, adscrito al Instituto de Cultura de Puerto Rico, situado en la Avenida Ponce de León Núm. 500, Parada 8, Puerta de Tierra, San Juan. La Ley Notarial de Puerto Rico autoriza el traslado a este archivo de los protocolos que se conserven en los Archivos Generales Notariales que tengan más de sesenta años de existencia. NOMBRES Y DIRECCIONES DE ARCHIVEROS NOTARIALES DE PUERTO RICO
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