La Oficina de Inspección de Notarías, adscrita al Tribunal Supremo, es el archivo central custodio de los índices notariales relativos a las escrituras y afidávits (declaraciones juradas) que autorizan los notarios de Puerto Rico, y de notificaciones de los poderes y testamentos que se otorgan. Para los primeros existe dentro de la Oficina una sección especial denominada Sección de Indíces Notariales, y para los segundos, otra sección denominada Registro de Poderes y Testamentos. Cada una de estas unidades emite certificaciones sobre los documentos que custodian, siempre que la parte solicitante tenga interés legítimo para ello.

Interes legítimo: significa que la persona está relacionada directa o indirectamente con el documento de que se trate porque sea parte, notario, o porque el documento la afecte de alguna manera. Ello solo se puede determinar caso a caso, dependiendo de las circunstancias.

Dirección física de la Oficina:

Avenida Ponce de León Núm. 572
Hato Rey, Puerto Rico

Dirección postal:

Apdo. De correos 190860
San Juan, Puerto Rico 00919-0860

La Oficina de Inspección de Notarías tiene adscritos, a su vez, Archivos Notariales de Distrito, en los que se custodian los protocolos (colecciones de escrituras otorgadas) de los notarios retirados, fallecidos o separados de la profesión correspondientes a la región o distrito de que se trate. Dichos archivos están ubicados en cada distrito correspondiente. Véase más adelante.

1. Sección de Indices Notariales
Los índices notariales son el resumen mensual de las escrituras y afidávits (declaraciones juradas) que autoriza un notario y que éste tiene que enviar a la Sección de Indices Notariales de la Oficina de Inspección de Notarías.

Solicitud de copias
Cualquier persona con interés legítimo puede solicitar y obtener copia de uno o más índices de determinado notario. Para ello existe un formulario que se obtiene en la Sección de Indices Notariales. La persona solicitante debe llenar y entregar el formulario junto con los sellos de rentas internas para cubrir los derechos correspondientes. Estos derechos dependen del número de páginas de los índices. El costo es 90 centavos por la certificación y 40 centavos por cada página adicional, en sellos de rentas internas.

2. Registro de Poderes y Testamentos
El Registro de Poderes y Testamentos tiene como propósito dar publicidad a los poderes y testamentos que se otorgan en Puerto Rico, es decir, hacer constar que se han otorgado. Para ello se requiere que los notarios envíen al Registro notificaciones de los poderes y testamentos que autorizan. Las escrituras de poderes y testamentos como tales no se guardan en dicho Registro, sino que se encuentran en el protocolo (colección de escrituras) del notario que las autorizó; por lo tanto, el Registro no puede ofrecer el servicio de copias de escrituras.

• Teléfonos

• Certificaciones

El Registro emite certificaciones sobre la existencia de poderes y testamentos. Estas pueden ser de tres tipos:

1. Acreditativa: declara que el poder o testamento por el cual se pregunta está notificado o inscrito.
2. Negativa: declara que no aparece notificación o inscripción de poder o testamento alguno a nombre de las personas indicadas por la persona peticionaria.
3. Vigencia o actualización: declara que un poder particular por el cual se ha preguntado está inscrito y no aparece notificada una revocación, o que un testamento no ha sido revocado y es el último que aparece notificado.

• Solicitudes
  Cualquier persona con interés legítimo puede solicitar certificaciones al Registro de Poderes y Testamentos. Para ello existe un formulario que la persona debe llenar. Este se obtiene en el propio Registro, pero los notarios suelen tener copias en sus oficinas. Una vez cumplimentado el formulario, éste se puede entregar personalmente en el Registro o se puede enviar por correo.

Por cada certificación se cobran $3.00 en sellos de rentas internas que la persona debe incluir con su solicitud.

• Entrega de certificaciones
  Las certificaciones se entregan personalmente en el Registro o se envían por correo. En este último caso, la persona debe incluir con el formulario un sobre pre-dirigido.

3. Archivos de Distrito
Los Archivos de Distrito custodian las escrituras de menos de 60 años autorizadas por notarios fallecidos, retirados o suspendidos del ejercicio de la notaría. Dichos Archivos emiten copias certificads o simples de las escrituras que están bajo su custodia a solicitud de cualquier parte con interés legítimo.

• Lista de Archivos
  A continuación se ofrece una lista de los Archivos de Distrito con el detalle de los municipios comprendidos en cada distrito, y el nombre del archivero y la dirección y el teléfono correspondiente. Cada Archivo está ubicado en la oficina del notario o archivero a cargo. Si la persona interesada acude a un archivero de distrito y encuentra que éste ha dejado de serlo, puede comunicarse con la Oficina de Inspección de Notarías para que le ofrezcan la información al día.

• Solicitudes
  Para solicitar una copia simple o certificada de escrituras que hayan pasado a los Archivos de Distrito debido a muerte, renuncia o separación del ejercicio de la notaría del notario otorgante, la persona interesada debe acudir al Archivo de Distrito correspondiente de conformidad con la lista arriba indicada, siempre que la escritura no tenga más de 60 años de otorgada. Allí le entregan un documento con instrucciones, en el que se especifican los derechos que hay que pagar.

Para obtener una copia de una escritura se requiere que la persona lleve consigo una identificación con foto. Si se trata de una copia certificada de una escritura de testamento, debe presentar copia del certificado de defunción de la persona que testó.

La persona interesada debe aportar los datos más precisos con que cuenta, para facilitar así la búsqueda del documento.

• Derechos a pagar y honorarios
  Para determinar el monto de los derechos y honorarios a pagar, la persona interesada tiene que acudir al Archivo correspondiente. Allí le explicarán la forma de pagar, que puede ser en sellos de Rentas Internas, en comprobantes de colecturía o en dinero en efectivo, dependiendo de las circunstancias.
1. Copias simples: 25 centavos por folio
2. Copias certificadas: depende de la cuantía de la escritura original
3. La ley autoriza, además, el cobro de derechos u honorarios adicionales dependiendo de la cuantía implicada en la escritura:

• De $1.00 a $10,000.00: $15.00
• De $10,001.00 a $500,000.00: $25.00
• De $500,001.00 en adelante: $40.00

• Sello notarial

Escrituras de más de 60 años
Todo escritura de más de 60 años de otorgada debe ser remitida por los archiveros de distrito al Archivo General de Puerto Rico, organismo que no forma parte del Poder Judicial. Para solicitar copia, la persona interesada debe acudir a dicho Archivo.

Dirección física:
Avenida Ponce de León 500
Parada 8, Puerta Tierra
San Juan, Puerto Rico
(Frente al Parque Luis Muñoz Rivera)

Tel. 787-722-2113

4. Quejas contra notario
Véase la página de Quejas.

Archiveros Notariales de Puerto Rico: